ایمیل پشتیبانی info@rooyansystem.net
 تلفن های تماس با ما  02188779931 - 02188885277 - 02188795096
insta 36d6dadfcd14cca14bf53c9352ca2db3  link    
   

جای خالی سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها

این مورد را ارزیابی کنید
(0 رای‌ها)

عصری که در آن قرار گرفته‌ایم به عصر اطلاعات منسوب است، امروزه در دست داشتن اطلاعات صحیح و به روز و مدیریت درست آن­ها از جمله مهمترین عوامل موفقیت کسب ­و کارها محسوب می­شود. از طرفی پیشرفت‌های تکنولوژیکی اخیر سبب ظهور بازیگران قدرتمند و افزایش رقابت بین کسب و کارها شده و مدیران را با چالشی بزرگ در مدیریت اطلاعات و اداره کسب و کار خود مواجه ساخته است.

مدیران کسب­ و کارها می­توانند با بهره‌گیری از سیستم‌­های اطلاعاتی و مدیریت صحیح اطلاعات هزینه‌های خود را تا جای ممکن پایین آورده و با حداکثر راندمان به فعالیت خود ادمه دهند. چیزی که جای خالی آن در شرکت‌های فعال در کشورمان شدیدا احساس می­شود. صاحبان کسب و کارها در ایران اغلب چشمان خود را بر روی سودمندی‌های سیستم‌های اطلاعاتی بسته اند و رغبتی در بکارگیری آن ها از خود نشان نمی­دهند. در ادامه به تشریح اهمیت اطلاعات محیطی و بکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی می­پردازیم.

اگر یک صنعت خاص را درنظر بگیریم  عوامل موجود در آن به طور مستقیم و فقط بر کسب ­و کارهای موجود در آن صنعت تاثیر می­گذارد. از جمله مهمترین این عوامل می­توان به رقبا، مشتریان، تامین‌کنندگان مواد اولیه و وضعیت عرضه و تقاضای محصولات اشاره کرد. در دست داشتن و تحلیل درست اطلاعات مربوط به این عوامل، سازمان را در موقعیت بهتری نسبت به رقبا قرار می­دهد و به اثربخشی فعالیت‌های سازمان کمک شایانی می­کند. با استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی می‌توان به راحتی این اطلاعات را پردازش و مدیریت کرد، به برقراری ارتباطات موثر با مشتریان، تامین‌کنندگان و رقبا پرداخت و تصمیمات صحیحی برای ادامه فعالت اتخاذ نمود.

مدیریت و پردازش اطلاعات درون سازمانی نیز از اهمیت بالایی برخودار است و اگر به درستی صورت پذیرد افزایش کارایی و کاهش هزینه‌های سازمانی را در پی خواهد داشت. ولی این امر بدون استفاده از سامانه‌های اطلاعاتی میسر نیست. هر کسب و کار در شروع کار و در ساده‌ترین حالت خود از سه بخش اصلی تشکیل شده است: بخش مرتبط با تهیه مواد اولیه، بخش تولید که مواد اولیه را به محصول نهایی تبدیل می کند و در نهایت بخش فروش که محصول را به مشتری می­فروشد. اما به تدریج و با رشد کسب وکار و افزایش فروش، بخش های جدیدی مانند بخش حسابداری، مدیریت نیروی انسانی و… به کسب و کار اضافه شده و پیچیدگی آن را افزایش می‌دهد. هر چه اطلاعات بیشتری در یک سازمان  جریان داشته باشد لزوم استفاده از سامانه‌های اطلاعاتی در آن بیشتر به چشم می­آید. استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی برای مدیریت اطلاعات درون سازمانی سبب افزایش هماهنگی بخش‌های مختلف سازمان، افزایش قدرت کنترل مدیران و نیاز به مدیران میانی کمتر در نتیجه کاهش هزینه‌ها و افزایش راندمان تولید می­شود. حال که اهمیت استفاده از سیستم­های اطلاعاتی را در مدیریت و پردازش اطلاعات را دریافتیم به تشریح سیستم‌های اطاعاتی می­پردازیم.

سیستم‌های اطلاعات: سیستم‌های اطلاعاتی در حقیقت شبکه‌ای از سخت افزار و نرم افزارها هستند که داده‌های خام را از منابع انسانی دریافت کرده و پردازش­هایی روی آن ها انجام می­دهند و پس از دستیابی به اطلاعات سودمند و معنی‌دار آن‌ها را ذخیره کرده و بین کاربران نهایی منتشر می­کنند. هدف سامانه‌های اطلاعاتی پشتیبانی از تصمیم‌گیری و کنترل در سازمان و همچنین کمک به تحلیل مشکلات و تولید محصولات است.

سامانه‌های اطلاعاتی را به دو دسته اصلی می­توان تقسیم نمود:

دسته اول که اطلاعات محیط بیرونی سازمان را مدیریت و پردازش می­کنند و به مدیران کمک می­کنند تصمیمات درستی در رابطه با برقراری ارتباط با مشتریان، رقبا و  تامین‌کنندگان اتخاذ نمایند و اهداف خود را به درستی تدوین نمایند.

از جمله مهمترین سامانه‌های این دسته سیستم مدیریت ارتباط با مشتری(CRM) است که داده‌های مربوط به مشتریان را دریافت کرده و پس از پردازش، مشتریان را در قالب‌های مختلف طبقه‌بندی می­کند و این امکان را فراهم می­­سازد که بتوان رفتار مشتریان را به خوبی رصد کرده و استراتژی­های مناسبی را برای ارتباط با گروه‌های متفاوت مشتریان اتخاذ نمود.

دسته بعد به مدیریت اطلاعات محیط داخل سازمانی و یا انجام وظایف تخصصی کارمندان مربوط می­شود از جمله این سامانه‌ها می توان به سامانه اطلاعاتی سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) اشاره نمود. این سامانه اطلاعات مختلف درون سازمانی با حجم بالا را دریافت کرده و بوسیله مدل‌های ساده آن‌ها را پردازش می‌کند و در نهایت خروجی را بصورت گزارشات ساده در زمان و موقعیت مناسب در اختیار مدیران میانی قرار می‌دهد، تا با صرف کمترین زمان بتوانند تصمیم گیری‌ها و برنامه‌ریزی های درستی داشته باشند.

هر سازمان باید، بنا به نیاز خود و مقتضیات محیطی از سامانه‌های اطلاعاتی مختلفی استفاده نماید و برای حداکثر بهره‌برداری از این سامانه‌ها به  استفاده صحیح و به­هنگام و وجود یکپارچگی بین سامانه‌های بکارگرفته شده توجه داشته باشد. این امر در نهایت منجر به مسطح سازی، انعطاف و هماهنگی بیشتر و افزایش کارایی و اثربخشی سازمان خواهد شد. با افزایش کارایی هزینه تمام شده محصولات کاهش پیدا خواهد کرد و افزایش اثربخشی حرکت سازمان در مسیر درست را در پی خواهد داشت و این‌ها همه سبب افزایش قدرت رقابتی سازمان خواهد شد.

منبع: جهان اقتصاد

جدیدترین محصولات

  • ترابری و تعمیرات
    ثبت کلیه اطلاعات خودرو (مشخصات کارت خودروـ مشخصات فنی، وضعیت گارانتی، مالکیت، کاربری، حوزه فعالیت، مصرف سوخت و ...) معرفی…
  • مدیریت پرونده و مکاتبات
    امروزه با توجه به انجام عملیات در گستره بالا و نیاز به سرعت قابل قبول جهت دسترسی به اطلاعات، مکاتبات…
  • اتوماسیون اداری
    امروزه با توجه به انجام عملیات در گستره بالا و نیاز به سرعت قابل قبول جهت دسترسی به اطلاعات، مکاتبات…
  • مدیریت منابع انسانی
    با اهمیت‌ترین و با ارزش‌ترین سرمایه هر سازمان یا موسسه، نیروی انسانی می‌باشد. هدایت و مدیریت این بخش از حساس‌ترین…
تمامی حقوق محفوظ است
طراحی و توسعه: نونگار پردازش