عصری که در آن قرار گرفته‌ایم به عصر اطلاعات منسوب است، امروزه در دست داشتن اطلاعات صحیح و به روز و مدیریت درست آن­ها از جمله مهمترین عوامل موفقیت کسب ­و کارها محسوب می­شود. از طرفی پیشرفت‌های تکنولوژیکی اخیر سبب ظهور بازیگران قدرتمند و افزایش رقابت بین کسب و کارها شده و مدیران را با چالشی بزرگ در مدیریت اطلاعات و اداره کسب و کار خود مواجه ساخته است.

مدیران کسب­ و کارها می­توانند با بهره‌گیری از سیستم‌­های اطلاعاتی و مدیریت صحیح اطلاعات هزینه‌های خود را تا جای ممکن پایین آورده و با حداکثر راندمان به فعالیت خود ادمه دهند. چیزی که جای خالی آن در شرکت‌های فعال در کشورمان شدیدا احساس می­شود. صاحبان کسب و کارها در ایران اغلب چشمان خود را بر روی سودمندی‌های سیستم‌های اطلاعاتی بسته اند و رغبتی در بکارگیری آن ها از خود نشان نمی­دهند. در ادامه به تشریح اهمیت اطلاعات محیطی و بکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی می­پردازیم.

اگر یک صنعت خاص را درنظر بگیریم  عوامل موجود در آن به طور مستقیم و فقط بر کسب ­و کارهای موجود در آن صنعت تاثیر می­گذارد. از جمله مهمترین این عوامل می­توان به رقبا، مشتریان، تامین‌کنندگان مواد اولیه و وضعیت عرضه و تقاضای محصولات اشاره کرد. در دست داشتن و تحلیل درست اطلاعات مربوط به این عوامل، سازمان را در موقعیت بهتری نسبت به رقبا قرار می­دهد و به اثربخشی فعالیت‌های سازمان کمک شایانی می­کند. با استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی می‌توان به راحتی این اطلاعات را پردازش و مدیریت کرد، به برقراری ارتباطات موثر با مشتریان، تامین‌کنندگان و رقبا پرداخت و تصمیمات صحیحی برای ادامه فعالت اتخاذ نمود.

مدیریت و پردازش اطلاعات درون سازمانی نیز از اهمیت بالایی برخودار است و اگر به درستی صورت پذیرد افزایش کارایی و کاهش هزینه‌های سازمانی را در پی خواهد داشت. ولی این امر بدون استفاده از سامانه‌های اطلاعاتی میسر نیست. هر کسب و کار در شروع کار و در ساده‌ترین حالت خود از سه بخش اصلی تشکیل شده است: بخش مرتبط با تهیه مواد اولیه، بخش تولید که مواد اولیه را به محصول نهایی تبدیل می کند و در نهایت بخش فروش که محصول را به مشتری می­فروشد. اما به تدریج و با رشد کسب وکار و افزایش فروش، بخش های جدیدی مانند بخش حسابداری، مدیریت نیروی انسانی و… به کسب و کار اضافه شده و پیچیدگی آن را افزایش می‌دهد. هر چه اطلاعات بیشتری در یک سازمان  جریان داشته باشد لزوم استفاده از سامانه‌های اطلاعاتی در آن بیشتر به چشم می­آید. استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی برای مدیریت اطلاعات درون سازمانی سبب افزایش هماهنگی بخش‌های مختلف سازمان، افزایش قدرت کنترل مدیران و نیاز به مدیران میانی کمتر در نتیجه کاهش هزینه‌ها و افزایش راندمان تولید می­شود. حال که اهمیت استفاده از سیستم­های اطلاعاتی را در مدیریت و پردازش اطلاعات را دریافتیم به تشریح سیستم‌های اطاعاتی می­پردازیم.

سیستم‌های اطلاعات: سیستم‌های اطلاعاتی در حقیقت شبکه‌ای از سخت افزار و نرم افزارها هستند که داده‌های خام را از منابع انسانی دریافت کرده و پردازش­هایی روی آن ها انجام می­دهند و پس از دستیابی به اطلاعات سودمند و معنی‌دار آن‌ها را ذخیره کرده و بین کاربران نهایی منتشر می­کنند. هدف سامانه‌های اطلاعاتی پشتیبانی از تصمیم‌گیری و کنترل در سازمان و همچنین کمک به تحلیل مشکلات و تولید محصولات است.

سامانه‌های اطلاعاتی را به دو دسته اصلی می­توان تقسیم نمود:

دسته اول که اطلاعات محیط بیرونی سازمان را مدیریت و پردازش می­کنند و به مدیران کمک می­کنند تصمیمات درستی در رابطه با برقراری ارتباط با مشتریان، رقبا و  تامین‌کنندگان اتخاذ نمایند و اهداف خود را به درستی تدوین نمایند.

از جمله مهمترین سامانه‌های این دسته سیستم مدیریت ارتباط با مشتری(CRM) است که داده‌های مربوط به مشتریان را دریافت کرده و پس از پردازش، مشتریان را در قالب‌های مختلف طبقه‌بندی می­کند و این امکان را فراهم می­­سازد که بتوان رفتار مشتریان را به خوبی رصد کرده و استراتژی­های مناسبی را برای ارتباط با گروه‌های متفاوت مشتریان اتخاذ نمود.

دسته بعد به مدیریت اطلاعات محیط داخل سازمانی و یا انجام وظایف تخصصی کارمندان مربوط می­شود از جمله این سامانه‌ها می توان به سامانه اطلاعاتی سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) اشاره نمود. این سامانه اطلاعات مختلف درون سازمانی با حجم بالا را دریافت کرده و بوسیله مدل‌های ساده آن‌ها را پردازش می‌کند و در نهایت خروجی را بصورت گزارشات ساده در زمان و موقعیت مناسب در اختیار مدیران میانی قرار می‌دهد، تا با صرف کمترین زمان بتوانند تصمیم گیری‌ها و برنامه‌ریزی های درستی داشته باشند.

هر سازمان باید، بنا به نیاز خود و مقتضیات محیطی از سامانه‌های اطلاعاتی مختلفی استفاده نماید و برای حداکثر بهره‌برداری از این سامانه‌ها به  استفاده صحیح و به­هنگام و وجود یکپارچگی بین سامانه‌های بکارگرفته شده توجه داشته باشد. این امر در نهایت منجر به مسطح سازی، انعطاف و هماهنگی بیشتر و افزایش کارایی و اثربخشی سازمان خواهد شد. با افزایش کارایی هزینه تمام شده محصولات کاهش پیدا خواهد کرد و افزایش اثربخشی حرکت سازمان در مسیر درست را در پی خواهد داشت و این‌ها همه سبب افزایش قدرت رقابتی سازمان خواهد شد.

منبع: جهان اقتصاد