اقدام به خرید در هر سازمان مستلزم طی نمودن مراحل متعددی است که برخی از آنها مراحل اداری و مقرراتی خرید در آن سازمان می‌باشد و برخی دیگر شامل سلسله اقداماتی است که برای انتخاب درست فروشنده و تکمیل خرید باید انجام پذیرد. انتخاب منبع مناسب مستلزم تهیه و تنظیم معیارهای مورد نظر برای تحقق اهداف خرید یک بنگاه اقتصادی می‌باشد که از مهمترین آنها میتوان کیفیت مناسب، قیمت مناسب، زمان مناسب و مقدار مناسب را نام برد.

همانطور که می‌دانید تهیه مواد و کالا از خارج کشور با توجه به مدت زمان و مراحل مختلف آن با توجه به مقررات برون سازمانی، مستلزم برنامه‌ریزی دقیق و کنترل و پیگیری‌های فراوان می‌باشد که در سیستم تدارکات خارجی بعنوان بخشی از سیستم یکپارچه اطلاعات طراحی و پیاده‌سازی گردیده است.