بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌های موفق در کنار مباحث مربوط به تولید و فروش، نگاه دقیق و تیزبینانه‌ای به بازارهای خرید مواد و تجهیزات مورد نیاز خود دارند تا جایی که مهمترین عامل برتری و مزیت نسبی برخی سازمان‌ها، برنامه‌ریزی و سیستم‌های مناسب خرید می‌باشد، بنابراین باید اذعان کرد که اکثر فعالیت‌های بازرگانی یک سازمان بطور مستقیم تحت تاثیر سیستم‌ها و روش‌های خرید مواد و کالا قرار دارد.
اعمال صحیح و برنامه‌ریزی شده فرآیند خرید نقش مهمی در کنترل و کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت محصول و افزایش بهره‌وری و عملکرد یک بنگاه اقتصادی خواهد داشت.
سیستم تدارکات داخلی بعنوان یک جزء از سیستم یکپارچه اطلاعات برای این امر مهم طراحی و پیاده‌سازی گردیده است.
امکانات سیستم
- قابلیت تعریف پرونده برای هر فروشنده کالا یا خدمات و گروه‌بندی آنها بر اساس نوع فعالیت
- قابلیت تعریف پرسنل خرید یا کارپردازان
- امکان تعریف حوزه فعالیت هر فروشنده و تعریف کالا و خدماتی که آن فروشنده ارائه می‌دهد
- قابلیت گروه‌بندی کالا بر اساس سیستم خرید
- قابلیت اعلام درخواست‌های خرید کالا از انبار به طور اتوماتیک
- قابلیت صدور درخواست خرید بر اساس درخواست انبار یا به طور مستقیم
- قابلیت صدور سفارش خرید به فروشندگان و تامین کنندگان بر اساس یک یا چند درخواست یا بطور مستقیم
- قابلیت صدور اسناد استعلام کالا
- قابلیت ثبت پیش فاکتورهای صادره از طرف فروشندگان
- قابلیت صدور درخواست خرید بر اساس پیش فاکتور ها
- قابلیت ثبت برنامه‌ریزی سفارشات و ثبت اطلاعات پیشرفته در هر مرحله و ثبت علت‌های تاخیر
- قابلیت ثبت برگه ارسال کالا به انبار و یا تحویل مستقیم
- قابلیت تعریف تنخواه مربوط به تدارکات و ثبت صورتخلاصه‌های مربوط به آن
