ردیابی و کنترل آخرین وضعیت داراییهای ثابت هر سازمانی بسیار مهم و حیاتی است، دارایی ثابت در هر سازمان قسمت عمده‌ای از داراییهای غیر جاری آن مجموعه را تشکیل می‌دهد، کنترل و ثبت درست اطلاعات اموال، استهلاکات و محاسبه آن، انجام عملیاتهای حسابداری اموال و یکپارچگی آن با سایر سیستم‌ها در جهت ارزشیابی درست و به روز می‌تواند منجر به مدیریت بهینه این دارایی‌ها شود و در جهت تصمیم‌گیری‌های آتی در خصوص از دور خارج کردن و یا جایگزینی داراییهای جدید و جلوگیری از هزینه‌های بی مورد؛ سازمان‌ها را یاری کند. اساسی‌ترین اقلام سازنده سرمایه در هر موسسه می‌تواند داراییهای آن مجموعه از قبیل ماشین‌آلات، تجهیزات و ... باشد و از مهم‌ترین کارهای سیستم اموال و دارایی ثابت رویان افزار محاسبه هزینه استهلاک، تعمیرات اساسی، جایگزینی دارایی‌ها و یا نقل و انتقال آنها می‌باشد. از سویی دیگر انجام محاسبات مالی مرتبط به داراییهای ثابت بدون وجود سیستمی قابل اتکا، ریسک اشتباهات محاسباتی را در بر دارد که گاهی اصلاح آن ها بسیار زمان‌بر و حتی ناممکن است.
کاربرد سیستم اموال در بخش‌های سازمان
- برای مدیران سازمان:
مدیریت اموال و داراییهای غیر جاری و ثابت و همینطور سیاست‌گذاری درباره اموال شرکت.
- برای جمع دار:
امکان ثبت اموال و داراییهای ثابت و پیگیری آنها، انجام کلیه عملیاتهای مرتبط به شمارش اموال و تطبیق آنها در پایان سال
- برای مدیر مالی:
مدیریت و اجرای سیاست‌گذاری استفاده مطلوب از اموال شرکت، مدیریت عملیات مربوط به دارایی، خرید، فروش
- برای مدیر تعمیر و نگهداری:
نگهداری مطلوب از اموال و دستگاه‌ها و رسیدگی به تعمیرات آنها.
