امروزه با توجه به انجام عملیات در گستره بالا و نیاز به سرعت قابل قبول جهت دسترسی به اطلاعات، مکاتبات و پرونده ها و همچنین سرعت بخشیدن به اقدامات، پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری در موسسات و سازمانها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌باشد.
جهت پاسخگویی به این امر با مطالعه فعالیت سازمان‌های دولتی و موسسات خصوصی، سیستم اتوماسیون اداری رویان سیستم به عنوان یک بخش از سیستم یکپارچه طراحی و پیاده‌سازی گردیده‌است.
امکانات سیستم
- امکان تعریف دبیرخانه‌های متعدد در سازمان
- امکان تعریف چارت سازمانی، پست سازمانی و پرسنل
- امکان تعریف محدوده دسترسی پرسنل و واحدهای سازمانی به مکاتبات
- امکان ثبت نامه‌های وارده و صادره شامل اطلاعات نامه، فایل‌های تصویری، متن نامه، شماره نامه و اندیکاتور
- امکان تعریف کارتابل الکترونیکی برای هر پرسنل، واحد، پست و ...
- امکان تایپ نامه در محیط Word
- امکان ارجاع اتوماتیک نامه به همراه متن و پرونده‌ها به کارتابل پرسنل
- امکان پیگیری نامه‌ها و مشاهده گزارش نامه و تعیین آخرین وضعیت نامه
- امکان پیش نمایش گرافیکی گردش الکترونیکی نامه و تعیین محل فیزیکی نامه
- امکان طبقه بندی نامه‌ها از نظر موضوعی
- امکان تعریف بایگانی متمرکز، غیر متمرکز و بایگان راکد و تعریف انواع پرونده در هر بخشی از بایگانی‌ها
- امکان انتقال نامه به بایگانی متمرکز، غیر متمرکز و ...
- امکان انتقال نامه‌های درون سازمان و در صورت نیاز تبدیل نامه درون سازمانی به نامه رسمی دبیرخانه
- امکان خروج پرونده لاز بایگانی و ارسال به کارتابل پرسنل
- امکان انتقال دفتر صورت جلسات و امکان برگزاری جلسات الکترونیکی در سطح سازمان
- امکان Chat و ارسال Mail به همکاران
- امکان تعریف تابلوی اعلانات
- امکان ارجاع نامه در یک زمان به چند پرسنل و واحدهای سازمانی متفاوت
- امکان فعال نمودن حساسیت برنامه نسبت به ورود اطلاعات تکراری در محیط نامه
- امکان پیگیری نامه هایی که تاریخ انتظار و جوابگویی آنها گذشته است
- امکان رزرو نامه ها در دفتر اندیکاتور
- امکان تعیین سطوح دسترسی کاربران نسبت به مشاهده نامه ها ، متن نامه و ...
- امکان هشدار در سایر سیستم ها وقتی نامه ای به کارتابل وارد می گردد
- امکان استفاده از قلم نوری جهت امضاء الکترونیکی
- دفتر فراوانی نامه های وارده به تفکیک پرسنل ، واحد سازمانی و پست سازمان
- نمودار توزیع نامه ها وارده و صادره
- دفترچه یادداشت روزانه
- آرشیو عکس و تصاویر
- ویدئو کنفرانس سازمانی
- تمحاء اوراق زاید
- دفتر اندیکاتور
