اقدام به خرید در هر سازمان مستلزم طی نمودن مراحل متعددی است که برخی از آنها مراحل اداری و مقرراتی خرید در آن سازمان می‌باشد و برخی دیگر شامل سلسله اقداماتی است که برای انتخاب درست فروشنده و تکمیل خرید باید انجام پذیرد. انتخاب منبع مناسب مستلزم تهیه و تنظیم معیارهای مورد نظر برای تحقق اهداف خرید یک بنگاه اقتصادی می‌باشد که از مهمترین آنها میتوان کیفیت مناسب، قیمت مناسب، زمان مناسب و مقدار مناسب را نام برد.

همانطور که می‌دانید تهیه مواد و کالا از خارج کشور با توجه به مدت زمان و مراحل مختلف آن با توجه به مقررات برون سازمانی، مستلزم برنامه‌ریزی دقیق و کنترل و پیگیری‌های فراوان می‌باشد که در سیستم تدارکات خارجی بعنوان بخشی از سیستم یکپارچه اطلاعات طراحی و پیاده‌سازی گردیده است.

بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌های موفق در کنار مباحث مربوط به تولید و فروش، نگاه دقیق و تیزبینانه‌ای به بازارهای خرید مواد و تجهیزات مورد نیاز خود دارند تا جایی که مهمترین عامل برتری و مزیت نسبی برخی سازمان‌ها، برنامه‌ریزی و سیستم‌های مناسب خرید می‌باشد، بنابراین باید اذعان کرد که اکثر فعالیت‌های بازرگانی یک سازمان بطور مستقیم تحت تاثیر سیستم‌ها و روش‌های خرید مواد و کالا قرار دارد.

اعمال صحیح و برنامه‌ریزی شده فرآیند خرید نقش مهمی در کنترل و کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت محصول و افزایش بهره‌وری و عملکرد یک بنگاه اقتصادی خواهد داشت.

سیستم تدارکات داخلی بعنوان یک جزء از سیستم یکپارچه اطلاعات برای این امر مهم طراحی و پیاده‌سازی گردیده است.