مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) ، شامل روش‌ها ، تکنیک‌ها و ابزارهایی جهت پشتیبانی از طراحی ، مدیریت و تحلیل فرایندهای کسب و کار است ؛ به عبارت دیگر، BPM یک رویکرد ساختار یافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است و تلاش دارد تا فرایندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نماید و به موازات آن رضایت مشتری را با افزایش کیفیت ، بهبود دهد.
مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM، ریشه درمدیریت و فناوری اطلاعات دارد. همین موضوع یکی از عوامل مهم محبوبیت و کارآمدی این رویکرد است. با رشد و ترکیب این دو علم، مفهوم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار ایجاد گردیده است. در واقع BPM پس از رویکردهای TQM و BPR در مدیریت و به موازات آن پس از ظهور سیستم های مدیریت پایگاه داده، سیستم های مدیریت منابع سازمانی و سیستم های مدیریت گردش کار در فناوری اطلاعات، به منظور بهبود خدمات و محصولات معرفی گردید. منظور از بهبود، عبارت است از کلیه عملیات و تغییراتی که در فرایندها ایجاد می‌گردد تا هزینه و سرعت انجام را کاهش و کیفیت خروجی فرایند را افزایش دهد.
به منظور پشتیبانی از اجرای BPM در سازمان‌ها، BPMSها یا سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار که حاصل فناوری اطلاعات هستند، تولیدشده‌اند. سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار با مجموعه ابزارهای خود، کلیه مراحل چرخه فرایند از طراحی و مدل‌سازی تا اجرا، پایش و بهبود را پشتیبانی می‌نمایند.
هدف از مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار بهبود کیفیت خدمات و درنتیجه محصولات با استفاده از رویکردی ساختاریافته و تمرکز بر مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار سازمان و طراحی سیستماتیک
برپایه اصولی همچون :
۱- فرایندها دارایی‌های سازمان هستند که برای مشتریان ایجاد ارزش می‌نمایند.
۲- با اندازه‌گیری، پایش، کنترل و تحلیل فرایندهای کسب‌وکار، سازمان قادر خواهد بود، ارزشی پایدار را به مشتری ارائه دهد و مبنایی برای بهبود فرایندها در اختیار داشته‌باشد.
۳- فرایندهای کسب‌وکار باید به صورت مستمر بهبود پیدا کنند.
۴- فناوری اطلاعات یک توانمند ساز حیاتی در اجرای BPM است.
- توصیه‌های اجرایی:
- ساختار سازمانی فرآیند محور بسازید.
- مدیریت ارشد نسبت به BPM باید الزام و تعهد داشته باشند اما اجرای BPM باید با استفاده از یک رویکرد پایین به بالا انجام شود.
مدیریت ارشد سازمان، باید از رویکرد مدیریت مبنای فرایندها پشتیبانی نماید و نسبت به انجام آن خود را متعهد و ملزم بداند. چرا که همواره مدیران میانی در برابر تغییر ساختار وظیفه‌ای به ساختار فرایندی، به دلیل محدود شدن مسئولیت‌هایشان، مقاومت می‌کنند و اگر مدیران ارشد نسبت به BPM تعهد و الزام نداشته باشند، پروژه به دلیل مقاومت‌های داخلی با شکست مواجه می‌شود. اما طراحی فرایندها باید با استفاده از یک رویکرد پایین به بالا و به عبارتی توسط کارمندان داخلی سازمان صورت پذیرد تا مقاومت کم‌تری توسط آن‌ها در برابر تغییر وجود داشته باشد. اگر چه نهایتاً، مالک فرایند، طراحی نهایی را تأیید خواهد نمود.
- سیستم های نرم‌افزاری را جهت پایش،کنترل، تحلیل و بهبود فرایندهای کسب‌وکار در سازمان مستقر کنید.
- با شرکای تجاری خود به طور مشترک فعالیت نمایید.
اگر چه شرکت‌ها غالباً تمایل به انجام کلیه فعالیت‌ها در داخل سازمان خود دارند، اما در مواردی نیاز به برون سپاری برخی از فعالیت‌ها است. در این موارد لازم است که مدیریت فرایندهای کسب‌وکار را به بیرون از سازمان نیز گسترش داد تا نهایتاً ارزش مناسب و بهینه‌ای را به مشتریان ارائه داد.
- نیروی کار خود را به صورت مستمر تحت آموزش قرار دهید.
- نظام پاداش کارکنان را بر مبنای عملکرد فرایندهای کسب‌وکار استوار کنید.
- - در واقع BPM شامل مجموعه ابزارهایی است که هر سازمان در هر موقعیت و با توجه به شرایط می‌تواند از یکی از آن‌ها بهره ببرد. برخی از این ابزارها عبارتند از BPR ، ۶Sigma ، BPMS و ... .
BPMS در واقع یک ابزار بسیار قوی از مجموعه ابزارهای مورد استفاده BPM است. سازمان‌هایی که از این ابزار استفاده می‌کنند، علاوه بر امکان طراحی فرایندها به صورت سیستماتیک، داده‌ها و اطلاعات فرایندی را در اختیار خواهند داشت که به واسطه آن بهبود فرایندها را تسریع می‌بخشند.
نویسنده : James F.Chang
کتاب Business Process Management Systems
